هفت عادت مردمان موثر (4) ؛ عادت سوم؛ نخست به امور اولویت دار بپردازید

این عادت به تحقق درآوردن عادت دوم است. یعنی اکنون وقت عمل آن چیزی است که نوشته‌اید حتما باید بنویسید تا دقیقا بدانید چه چیز را می‌خواهید عملی کنید و به اجرا درآورید. تغییر مهمی که در این‌جا رخ می‌دهد نه گفتن شما به کارهایی است که ضرورتی ندارند و در نتیجه به مهم‌ترین کارها آری می‌گویید.

این چنین شما می‌توانید خودتان را مدیریت کنید. تمام افرادی که قادر به مدیریت خویش هستند نظم زندگی‌شان ناشی از درون خودشان و پیرو ژرفترین ارزش‌هایی هستند که خود انتخاب کرده‌اند. در واقع عادت سوم برنامه‌ریزی پیرامون نقش‌ها و هدف و ایجاد انضباط درونی برای اجرای آن‌هاست. در این صورت «زمان» همچون ابزار و وسیله‌ای در دستتان خواهد بود نه کارفرمایی مسلط بر شما.

پس عادت اول (عامل باشید) نگرش و دیدگاه شخصی ایجاد می‌کند. عادت دوم (به طور ذهنی از پایان کار شروع کنید) رهبری خویشتن را به وجود می‌آورد و عادت سوم (نخست، امور نخست را قرار دهید) مدیریت خویشتن را ایجاد می‌کند. با پرورش این سه عادت در خود، به احساس ایمنی درونی یا منشا راستین امنیت می‌رسید.

مردمان موثر به جای مدیریت زمان، به مدیریت خویشتن می­پردازند. آن­ها به جای واکنش نشان دادن به مسایل اضطراری، و به جای اینکه به ضخامت امور کم اهمیت بپردازند، به اولویت­ها و موارد ارجح توجه می­کنند. یعنی امورنخست را در ابتدا قرارمی­دهند. عادت 3 در واقع آفرینش عینی و فیزیکی است، یعنی درواقع به تحقق درآوردن عادت  2 !

افرادی که به طور موثر مدیریت خویشتن را در پیش می­گیرند، نظم زندگیشان ناشی از مدیریت خودشان و کُنش اراده آزاد آن­هاست و این اراده و تمامیت وجود و تعهد و توانایی را دارند که احساس­ها و حالات خود را تابع آن ارزش­ها و معیارها سازند. با نگاهی به مدیریت زمانمان می­بینیم که وقت خود را صرف دو دسته مسایل می­کنیم: امور مهم و امور اضطراری .

امور اضطراری غالباً مرئی و ملموس­اند. زیرا به ما فشار می­آورند و اقدام فوری می­طلبند. معمولاً اموری مورد علاقه دیگرانند. درست جلوی روی ما قرار دارند و اغلب اوقات انجام دادن این امور خوشایند و آسان است گرچه جزو امور مهم نیستند .

حال آنکه امور مهم به نتایج مورد نظر ما مرتبط ­اند. به این مفهوم که اگر مسئله­ای مهم باشد، به رسالت و ارزش­ها و مهمترین هدف­هایمان کمک می­کند. امور مهم چون اضطراری نیستند، نیاز به ابتکار عمل و عامل بودن افزون­تری دارند. اگر به پرورش عادت­های اول و دوم نپرداخته باشیم، به سادگی در دام امور اضطراری خواهیم افتاد و از امور مهم باز می­مانیم .

در حقیقت 4 دسته اصلی از فعالیتها در مدیریت زمان ما وجود دارند :

1) امور مهم و اضطراری،

2) امور مهم و غیر اضطراری،

3) امور بی اهمیت و اضطراری

4) امور بی اهمیت و غیر اضطراری.

گروه دوم در واقع دستهای از فعالیت­ها هستند که مردمان موثر بیشترین وقت خود را صرف آن می­کنند. فعالیت­های این گروه به اهداف و رسالت ارتباط می­یابند  .

اقدامات گروه اول معمولا بحران­ها و مشکلات را تشکیل می­دهند وباید بی­درنگ به آنها بپردازیم. چرا که هم مهم هستند و هم اضطراری. دسته سوم اضطراری هستند ولی اهمیتی در پیشبرد رسالت و اهداف برنامه­ریزی شده ندارند. هرچند برای دیگران مهم باشند.

و در نهایت امور دسته چهارم آمیزه­ای از همه فعالیت­هایی است که نه مهم هستند و نه اضطراری. مجموعه اموری که فقط اتلاف وقت محسوب می­شود. کارهایی که تمام روز را به آنها می­پردازیم، اما در پایان روز به نظر می­رسد که هیچ کاری انجام نداده­ایم .

چنانچه به اعمال و فعالیت­هایی بیاندیشیم که انجام مداوم و درست آن زندگی شخصی و یا حرف­های ما را با تحول مواجه می­کند، درمی­یابیم که تماماً در دسته دوم جای می­گیرد. این هفت عادت نیز در همین دسته قرار می­گیرند. مردمان موثر خود را از فعالیت­های دسته سوم و چهارم برحذر می­دارند. زیرا در هر حال مهم نیستند. با بی توجهی به اموردسته دوم، امور دسته اول روز به روز وقت بیشتری از ما خواهد گرفت. برای پرداختن به امور دسته دوم باید از صرف وقت دسته­های 3 و 4 بکاهیم و به طور خوشایندی ((نه)) بگوییم.

هرگونه فعالیتی در راستای ایجاد روابط عمیق، برنامه­ریزی و سازمان دادن، رشد و گسترش مهارتهای شخصی، ورزش، مطالعه عمیق و آموزش مداوم، تماماً در دسته دوم قرار دارند. باید به جای برنامه­ریزی روزانه، به برنامه هفتگی، ماهانه و سالانه توجه کنیم. یعنی ابتدا با پرورش عادت 2 به هدفی مشخص دست یابیم و خواسته خود را در آینده بشناسیم و آنگاه با اولویت دادن به امور، فعالیتهای خود را در راستای آن هدف تنظیم کنیم.

توفیق در این 3 عادت مستلزم برخورداری از چهار خصیصه بشری است. خودآگاهی که لازمه عادت اول است، تخیل و شعور که لازمه عادت دوم هستند و اراده آزاد که لازمه ایجاد عادت سوم است. با پرورش این سه عادت به مدیریت بر خویشتن و احساس ایمنی درونی دست می­یابید. یعنی به احساس اتکا به­نفس و استقلال. به این ترتیب به ذهنیت فراوانی هم دست می­یابیم. یعنی در می­یابیم که چنانچه به دیگران واکنش مثبت نشان دهیم، نه تنها از ما نمی­کاهد، بلکه بر ما می­افزاید. زیرا مجالی برای ارتباط متقابل با سایر افراد عامل را ایجاد می­کنیم .

مدیریت امروز یا مدیریت بر خویشتن پنج خصیصه مهم دارد: اول اینکه مبتنی بر اصول است و به شما فرصت می­دهد که وقتتان را صرف امور واقعاً مهم کنید. دوم معطوف به شعور است و برنامه­ریزی را تابع ارزشهای والایتان می­سازد. سوم به رسالت منحصر به فردتان توجه می­کند. چهارم با مشخص کردن نقش هایتان کمکتان می­کند تا در زندگیتان تعادل به­وجود بیاورید پنجم اینکه از طریق برنامه­ریزی هفتگی زمینه وسیعتری را در اختیارتان می­گذارد .

تفویض: افزایش تولید و قابلیت تولید

تفویض و انتقال مسوولیت به افراد آموزش دیده و ماهر، این توانایی را به شما می­دهد که نیروهایتان را صرف امور مهم­تر کنید. در اینجا تفاوت میان تولیدکننده و مدیر به چشم می­خورد. تولیدکننده، با صرف توان و وقت خود یک واحد محصول تولید می­کند ولی مدیر با صرف همان مقدار وقت و انرژی ده، صد و یا بیشتر واحد محصول را تولید می­کند و این با تفویض به دست می­آید .

دو نوع تفویض وجود دارد. تفویض آمرانه که خود نگرشی مانند تولید کنندگان است ولو در جایگاه مدیر صورت گیرد و دوم تفویض ناظر است. در این شیوه توجه مدیر به جای روش­ها به نتایج معطوف است. برای تفویض ناظر باید به پنج نکته توجه داشت :

1-  نتایج مورد نظر، نتایج باید روشن و شفاف باشند. برای زیردستان توصیف شود و زمان رسیدن به آن نیز تعریف شود.

2- راهنماها و پامترهایی را که شخص باید در آن محدوده عمل کند شفاف شود ولی از یاد نبریم که این عوامل باید اندک و معدود باشند تا مانع برانگیختگی نشود.

3- منابع، مشخص شدن منابع انسانی و مالی و فنی و سازمانی را که شخص می­تواند در ایجاد نتایج مورد نظر به آنها رجوع کند.

4- معیار سنجش، تعیین معیارهایی برای ارزیابی نتایج به دست آمده و زمان مصرف شده.

5- عواقب پاداش­ها و جرائمی که با توجه به میزان مطلوبیت نتایج شامل افراد خواهد شد .